근태관리 시스템은 출퇴근 시간, 근무 시간, 교대/유연/탄력 근무, 연차 관리, 근무 계획관리 및 조회가 가능한 시스템입니다. 주 52시간 근무제가 도입되면서 직원들의 근무 시간이 법정한도를 넘지 않고 적절히 모니터링될 수 있도록 근태관리 시스템의 도입이 중요해지고 있습니다.
근태관리 시스템
대기업의 경우 자체적인 솔루션을 개발하여 근태관리에 활용하지만, 중소기업의 경우 비용 문제로 외부 솔루션을 채택하는 것이 비용, 관리 측면에서도 유리합니다. 최근 도입되는 솔루션의 경우 다음과 같은 다양한 부가기능을 제공하고 있습니다.
- 주 52시간, 유연근무제 지원
- 출입 통제 (영상보안) 기능
- 출퇴근의 다양한 인증 방법 지원
- 개인 그룹별 근무 현황 대시보드 지원
- 전자결재 지원 (옵션)
근태관리 필수기능 5가지
최근의 재택근무나 원격지 근무 사례가 늘고 있습니다. 이런 업무환경 변화에 따라 근태관리 시스템 도입 시 꼭 필요한 기능을 5가지 설명드리겠습니다.
1. 모바일 서비스 제공
외근이나 재택근무 중에 회사 시스템에 접속이 어려우면 간편하게 모바일로 근태관리가 가능하면 좋습니다. 또한 아이폰이나 안드로이드, 웹 브라우저를 모두 지원하는지 체크가 필요합니다.
모바일 서비스가 가능한 경우 PC가 없는 직원도 간편하게 스마트폰을 통해 근태관리가 가능합니다. 또한, 연장근무나 휴가 신청도 외부에서 간편하게 가능하므로 편리합니다.
2. 다양한 정보제공
근무자 근태 현황이나 부서별 근무 시간 등 다양한 근태 정보를 통합한 형태로 제공하는지 확인합니다. 이를 통해 개인 및 부서별 업무 강도, 명절 및 연휴기간동안 사내 근무인력을 한눈에 파악할 수 있습니다.
경영자 입장에서 근무 시간이 가중되는 특정 개인이나 부서를 확인하여 회사 근무환경의 개선을 위해서도 이런 통합 근태관리 시스템의 역할이 중요합니다.
3. 다양한 인증방식 제공
근로자의 개인정보 및 조직정보는 ISMS 통제지침에 따라 정보보호가 필요한 사항으로 분류합니다. 이전 글 멀티팩터 인증 종류 및 특징에서도 알아본 바와 같이, 다양한 인증수단을 지원할수록 사내 주요정보에 대한 보안을 강화할 수 있습니다.
쉬프티 근태관리 솔루션의 경우 근무지의 GPS 위치정보를 통해 출퇴근 장소를 확인하거나, GPS 신호가 약한 지역의 경우 근무지의 WIFI에 연결했을 때만 근태인증이 되도록 하는 솔루션을 기본 제공합니다.
근태관리 솔루션 도입시 다음과 같은 인증 기능이 지원되는지 확인하면 좋습니다.
- 직원과 모바일 기기의 1:1 매칭을 통한 대리출근 방지
- 신체정보(홍채, 안면인식, 정맥)을 통한 인증지원 (2-Factor 인증)
4. 시스템 연동 기능
카카오나 네이버와 같이 검색 포털 사이트에서 운영하는 근태관리 시스템의 경우 자체적으로 운영하는 다양한 솔루션(메일, 메신저)과 연동하여 업무효율성을 높일 수 있습니다.
또한 세콤과 같은 사내보안시스템과 연동하면 근태관리 외에도 직원의 출퇴근에 따른 사내보안 시스템의 가동 및 설정도 가능합니다.
5. 자동화 기능
법정 근무시간 초과나 지각, 조퇴 등의 특이 사항이 발생하였을 때 자동으로 알림 기능을 제공합니다. 또는 근태 결제 알림으로 관리의 편의성을 높일 수 있습니다. 그 외에 자동화 기능이 적용가능 사례는 다음과 같습니다.
- 휴가잔여일 및 의무 연차소진 알림
- 잔업초과, 출장경비환급 등의 알림
- 비정상 출퇴근에 대한 알림 (위치, 시간체크)
솔루션 선택시 참고할 점
이상으로 근태관리 시스템에서 필수적인 기능 5가지를 알아보았습니다. 이러한 기능을 기준으로 솔루션 선택 시 참고할 사항을 정리해보겠습니다.
클라우드 방식 (Saas) 플랫폼
전통적인 근태관리 솔루션은 별도의 서버에서 관리 프로그램을 설치하는 방식이었습니다. 최근에는 클라우드 솔루션의 등장으로 근태관리 프로그램이 외부의 클라우드 서버에서 동작합니다. 이를 통해 관리비용(보안, 업그레이드)을 최소화 할 수 있으므로 SaaS 서비스를 고려하면 좋겠습니다.
무료 솔루션 사용
아직 조직이 크지 않은 스타트업이나 SOHO 규모의 회사라면 고정비용을 최소화해야 합니다. 이를 위해 다양한 무료 서비스를 함께 이용할 수 있는 카카오웍스나 네이버웍스 같은 그룹웨어 솔루션을 추천해 드립니다.
| 카카오웍크 | 네이버 웍스 |
| 카카오 메신저를 베이스로 다양한 채팅, 워크보드, 메일 등의 부가서비스를 제공하며, 근태관리도 확장솔루션으로 활용가능하며 아래와 같은 기능을 무료로 제공합니다. – 메시지 저장 5GB – 워크보드 10GB 제공 – 화상회의 15명, 연속 40분 가능 – 업무도구(캘린더, 전자결재, 근태관리) – 조직도 설정등의 관리기능 제공 | 네이버에서 지원하는 협업 솔루션으로 근태관리 외에도 아래와 같은 다양한 서비스를 무료로 제공하는 클라우드 기반 플랫폼입니다. – 최대 100명까지. 기본 5GB 용량제공 – 메시지 기능 – 최대 4명 음성, 화면공유 회의 기능 – 게시판, 캘린더, 주소록, 할일 관리 – TIMEHUB 기능을 통해 주 52시간, 유연근무제 통합관리 |
물론 조직이 크다면 더 많은 용량과 서비스가 가능한 무료 솔루션도 좋지만 스타트업의 경우 위와 같은 무료제공 기능으로도 충분한 조직관리가 가능합니다.
이상으로 근태관리 시스템 필수기능과 솔루션 선택 시 참고할 사항에 대해 알아보았습니다.