전자문서관리시스템은 기업에서 사용되는 문서의 생성, 활용, 보관, 폐기에 이르는 전 과정을 관리하여 업무 생산성을 높이는 솔루션입니다. 주요 기능으로는 문서의 등록, 수정, 접근제어, 검색 및 이력 관리 등의 기능을 제공합니다. 문서관리시스템은 기업의 콘텐츠 관리 기능인 Content Management System (CMS)의 하위개념이기도 합니다.
전자문서관리시스템
기업 내 Digial Content가 공유 파일서버나 개인 PC에만 존재할 경우 삭제 또는 권한이 없는 사용자에 의해 접근 및 유출의 위험성이 있습니다. 또한 별도로 암호화를 하지 않는다면 외부로 유출되어 2차 피해가 발생할 수 있습니다. 이를 보완하기 위해 기업 문서관리시스템을 도입할 경우 얻을 수 있는 효과는 다음과 같습니다.
- 문서의 보관, 폐기, 검색, 관리비용 절감
- 문서 검색시스템에 의한 정보의 활용 및 공유가 용이
- 보안체계 확립으로 중요 정보의 접근통제
- 종이 문서의 전자화를 통한 관리비용 절감 및 자원절약 효과 (e.g. OCR 기능)
위와 같이 업무 생산성 및 효율성 향상을 가져오는 전자문서시스템의 주요기능에 대해 자세히 알아보겠습니다.
주요기능
문서의 생성, 활용, 폐기의 라이프사이클 기반으로 관리할 수 있는 기능을 제공합니다. 최근 문서관리시스템 솔루션은 클라우드 서비스 기반으로 구현되기도 합니다. 또한 JAVA나 PHP 기반으로 구현되어 브라우저를 통한 접근이 가능합니다. 그리고 솔루션에 따라 데스크탑, 노트북 외에도 스마트폰을 통해 접근할 수도 있습니다.
1. 생성 (등록, 수정 기능)
최초 문서 생성 시 관리시스템에 업로드하여 등록합니다. 처음 등록 시 자동 version 관리가 시작되며 이후 수정 시 수정 이력이 기록됩니다. 또한 해당 문서의 결재 상신이 필요한 경우 솔루션에 따라 내부 전자결제도 가능합니다.
2. 활용 (검색, 버전관리, 백업)
메타데이터를 활용하여 문서를 관리하여 다양한 검색식에 따라 Search 기능 및 권한에 따른 접근제어 기능을 제공합니다. 또한 문서의 손상이나 유출을 대비하여 주기적으로 백업하는 기능이 있습니다.
3. 폐기
산업 분야의 규제나 정책에 따라 의무적으로 장기간 보관해야 하는 문서가 있습니다. 이 경우 주기적으로 백업하고 해당 보존 기한이 지난 경우 관리자의 승인에 따라 폐기할 수 있습니다.
전자문서관리시스템 오픈소스 솔루션
오픈소스 솔루션은 도입 비용이 적다는 장점이 있지만 기업의 환경에 따라 커스터마이즈가 필요할 수 있습니다. 저렴한 비용으로 전자문서관리 외에 기업콘텐츠관리(ECM) 기능까지 지원하는 전자문서관리시스템 솔루션 정보는 다음을 참고 바랍니다.
1. OpenKM
오픈소스 문서관리시스템에서 가장 충실히 기본기능을 지원합니다. 보안을 위한 접근제어, 사용자 관리, 문서별 보안 수준 설정이 가능하며 문서 기록 및 접근 이력을 자동 관리합니다. 이 외에 다음과 같은 기능을 제공합니다.
- 웹 기반 접근 API 제공
- 문서버전 기능
- OCR 문서인식 기능
- 검색 및 보고서 기능
- MS 오피스 Add On을 제공하여 문서의 metadata 관리 기능
2. OpenDocMan
PHP로 작성된 웹 기반의 문서관리 오픈소스 솔루션입니다. 중앙집중식 문서관리 기능, 권한에 따른 접근통제, 이력 관리가 가능합니다. PHP로 작성되어 실행이 빠르고 가볍다는 장점이 있지만 상대적으로 기능이 풍부하지는 않습니다.
3. Nuxeo
오피스 문서 이외에 JPG, PDF, ZIP 파일과 같은 다양한 format의 문서를 관리할 수 있는 디지털 문서관리 시스템입니다. JAVA 기반으로 구현되어 윈도 외에도 리눅스 Mac 운영체제에서도 사용이 가능합니다. 홈페이지의 설명에도 나와 있는 것처럼 단순한 문서관리시스템이 아닌 ‘기업콘텐츠 관리 (ECM)’ 기술을 기반으로 다양한 기능을 지원합니다
4. Alfresco
기업콘텐츠관리 (ECM) 솔루션을 기반으로 한 알프레스코는 많이 사용되는 전자문서관리시스템의 하나입니다. 문서 이외에도 웹 콘텐츠, 검색, 협업기능, 워크플로 관리 등의 업무 효율성을 올려주는 다양한 기능을 제공합니다.
- 문서의 저장 및 다양한 프로토콜을 통해 접근할 수 있는 기능 (웹, FTP, WebDAV, CIFS 등)
- 문서 버전관리 체크인/체크아웃 기능
- 협업기능 (위키페이지, 캘린더 일정관리)
5. Logical DOC
다양한 다국어를 지원하며 깔끔하고 편리한 UI가 장점입니다. JAVA 기반으로 다양한 운영체제를 지원하는 것은 물론 안드로이드 및 iOS 앱을 지원하는 것이 장점입니다.
이상으로 전자문서 관리 시스템의 필요성과 저렴하게 도입 가능할 수 있는 오픈소스 솔루션에 대해서 살펴보았습니다. 내부정보 유출방지 솔루션으로 DLP, DRM 등에 대한 정보가 필요한 경우 다음의 이전 글을 참고 바랍니다.