그룹웨어란 기업에서 메일, 전자결재, 부서별 협업 기능들을 하나의 플랫폼에 구축하는 프로그램으로 구축형과 임대형의 형태로 나뉩니다. 이 문서에서는 그룹웨어의 의미와 유형별 구축방법 그리고 유료 무료 솔루션에 대해서 자세히 알아보겠습니다.
그룹웨어 뜻
그룹웨어는 조직 내 구성원들끼리 원활한 협업을 위한 소프트웨어로 최근 비대면 업무의 증가로 필요성이 더욱 증가하고 있습니다. 그룹웨어에서 기본적으로 지원하는 기능은 다음과 같습니다.
- 이메일, 게시판, 전자결재, 일정 관리, 근태관리, 조직관리 서비스 (기본기능)
- ERP, PLM 등의 사내 서비스 연동기능
- 기업내 문서의 조회, 열람, 공유 및 결제 서비스 (파일 공유)
- 문서의 저장, 인계 폐기 등의 문서관리 서비스
- 회의실 예약, 설문, 투표, 근태관리
- 화상회의, 메신저, 원격근무 지원 서비스
그룹웨어가 초기 도입될 당시에는 기본적인 메일, 전자결제, 일정 관리 정도의 서비스였지만 최근 재택근무가 활성화되면서 모바일 오피스, 원격근무 기능이 강화되는 추세입니다.
유형별 구축방법
크게 자체 구축방식과 클라우드 기반의 임대형 2가지 방식으로 구분할 수 있습니다. 집으로 비유하면 직접 땅을 사서 건축하는 방식과 임대하여 거주하는 방식으로도 비유할 수 있겠습니다. 유형별 장단점 역시 이와 비슷합니다.
자체서버 구축형
사내에 서버를 준비하여 그룹웨어 소프트웨어를 설치하는 방식입니다. 초기 서버구입 및 설치비용을 부담해야 하는 부담이 있으며, 프로그램의 업그레이드, 기능추가 및 보안에도 신경을 써야 합니다.
만약 오픈소스 소프트웨어를 사용하는 것이 아니라면 상용 솔루션을 사내에 맞게 커스터마이즈해야 할 필요성이 있으며 추가비용이 발생할 수 있습니다. 솔루션에 따라 일정기간 무료사용후 적용여부를 결정할 수도 있습니다. 이와 관련해서 다음을 참고하시기 바랍니다.
한비로 HANBIRO 구축형 그룹웨어 무료 30일 사용 이벤트
클라우드 기반 임대형
초기 도입비용이 적기 때문에 비용이 부담되는 중소기업에서 많이 사용하는 형태입니다. SaaS 클라우드 서비스 형태로 서버 관리의 부담이 없으며 서비스 공급사의 전문인력을 통한 빠른 고객지원이 가능합니다.
중소기업의 경우 서버를 유지보수하기 위해 별도로 관리인력을 유지할 필요가 없다는 점이 큰 장점입니다. 업체마다 다르지만 20명 사용 기준으로 월 요금은 대략 다음과 같습니다. 각 서비스 별로 기간이나 인원에 따른 할인을 적용하므로 자세한 내용은 다음을 참고 바랍니다.
- 다우 오피스: 3천원(1인)/월 (클라우드 공유형)
- 가비아 하이웍스: 월 8만 5천원 (25인 기준)
- 네이버 웍스: 6천원(1인)/월 (Basic 기준)
> 가이바 하이웍스 12개월 정가 60% 할인 (월 4만 5천원)
유료 솔루션
클라우드 기반 그룹웨어로 전환되면서 기본 도입 비용이 많이 낮아져 중소기업도 큰 부담 없이 사용할 수 있습니다. 일정 사용자 이하의 경우 무료 기능을 제공하는 솔루션도 많이 있습니다.
1. Naver Works
네이버에서 만든 업무용 협업 솔루션으로 그룹웨어 기본기능인 메신저, 캘린더, 주소록, 게시판 등의 기본 기능을 제공합니다.
최대 100명까지 기본기능을 무료로 사용할 수 있는 Free 요금제가 있습니다. 유료 요금제의 경우 사용 인원에 제한이 없으며 인당 수 GB의 기본 저장용량을 제공합니다.
2. kt bizmeka
기업에서 많이 사용하는 메일, 전자결재, 근태관리 등의 18가지 업무를 무료로 제공하고 있으며 추가로 회계, 인사 등의 부가 기능이 유료로 제공됩니다.
3. kakao work
메신저로 유명한 카카오에서 제공하는 서비스로 E3 암호화 시스템을 통해 보안을 강화한 클라우드 형태의 그룹웨어 서비스입니다.
역시 기본 그룹웨어 서비스를 제공하며 메일 서비스 등이 없는 무료서비스가 있지만, 실제 기업 내에서는 활용이 어렵습니다. 기본 요금제는 1인 월 7천원 정도입니다.
4. 가비아 하이웍스
정부에서 소상공인을 위해 지원하는 바우처 수요기업에 대해 최대 70%의 할인을 제공받을 수 있는 그룹웨어 서비스 입니다.
정부지원을 받지 못하더라도 100인 기업이하라면 무료 기업 메신저 서비스를 제공받을 수 있습니다. 25인 기준으로 첫해 5만 1천원 /월의 저렴한 가격으로 이용하실 수 있습니다.
무료 솔루션 (오픈소스)
그룹웨어 비용을 절약할 목적이라면 무료로 사용가능한 오픈소스를 활용하실 수 있습니다. 많이 사용하는 3가지 정도를 소개해드리겠습니다.
1. SOGO
Object-C, Java Script, Python 등으로 만들어진 프로그램으로 속도가 매우 빠른 장점이 있습니다. 다음과 같은 기능을 제공합니다.
- Calendar 서비스 (일정관리)
- 주소록 관리
- 웹메일 서비스
2. Group Office
웹 브라우저를 통해 접근이 가능한 그룹웨어 프로그램으로 무료 오픈소스 버전과 그룹오피스 프로페셔널 유료 버전이 존재합니다. 다음과 같은 매우 다양한 기능을 제공합니다.
- 이메일, Calendar 관리, 주소록, 일정관리, 노트관리
- 조직원 간 파일 공유서비스
- 모바일 동기화, 프로젝트 관리
- Billing 기능
3. Egroupware
웹 기반의 오픈소스 솔루션으로 PHP로 작성되어 동작이 빠릅니다. 다음과 같은 기능을 포함합니다.
- Calendars 관리, 주소록, 노트패드
- 프로젝트 관리 툴
- CRM 툴
- 지식관리서비스(WIKI, CMS) 서비스
이상으로 그룹웨어의 구축 유형과 무료 또는 저렴하게 이용가능한 서비스 들에 대해서 알아보았습니다.