협업 툴은 원격근무시 원할할 업무를 위해 메신저, 메일, 파일공유, 온라인 화상회의 등의 다양한 협업기능을 지원하는 프로그램입니다. 최근에는 클라우드 기반으로 다양한 기능을 무료로 제공하는 툴도 많이 소개되고 있습니다. collaboration tool에 꼭 필요한 기능 및 무료 소프트웨어 5가지를 알아보겠습니다.
협업 소프트웨어
최근 많은 기업이 질병이나 육아 등의 이유로 원격근무를 권장하는 경우가 늘고 있습니다. 이런 배경에는 원격 근무 생산성을 높여주는 협업툴의 도움과 함께, 회사로서도 업무 리스크를 줄이고 사무실 고정 운영비용도 절감할 수 있어 비용 측면에서도 효과적이기 때문입니다.
필수기능
협업 Tool을 선택할 때는 업무 생산성을 위해 꼭 필요한 기능들이 있습니다. 소프트웨어 선택 시 참고가 될 수 있는 기능들을 알아보도록 하겠습니다.
1. 원격회의
원격지에서 떨어져서 근무하므로 필요시 ppt 자료나 또는 카메라 그리고 화면 공유를 통해 상호 자료를 검토하면서 원격으로 회의가 가능해야 합니다. 만약, 협업툴의 무료 기능에 제약이 있다면 Zoom과 같은 화상회의 서비스의 통합기능을 제공하면 좋습니다. (e.g. Slack 협업툴. 아래 참고)
2. 파일 공유
팀원 간 업무자료를 공유할 수 있는 기능 및 접근권한을 설정할 수 있으며 만약 외부에 유출될 경우를 대비해서 파일을 암호화하는 등의 기능이 부가적으로 있으면 편리합니다. 무료 협업툴 중에서 수 GB까지 무료 저장공간을 제공하는 서비스가 많이 소개되고 있으며, 유료 기능의 경우 DRM 기능을 통해 자료 유출위험을 차단할 수 있습니다.
3. 일정 관리
프로젝트 단위로 업무가 진행된다면 현재 일정 및 할 일 목록 등을 관리하고 팀원끼리 공유할 수 있는 관리시스템이 필수적입니다. 가령 JIRA와 같은 협업툴은 과제 담당자 업무 진행상황 등을 기록, 관리할 수 있어서 편리합니다.
4. 관리&결재기능
출퇴근이나 연차 등의 결재를 처리하거나, 각 팀원들의 근태현황을 한눈에 관리할 수 있도록 통합된 관리 기능이 있어야 합니다. 또한 조직도나 근무 부서별 업무현황 등을 한눈에 볼 수 있는 대시보드의 형태가 있으면 편리합니다.
5. 모바일 활용
업무에 따라서는 PC를 가지고 실내에서 근무하지 않는 경우도 많이 있습니다. 가령 외근이 많은 영업부서의 경우 모바일이나 태블릿을 통해 외부에서도 접속이 가능한 웹 기반의 애플리케이션을 지원해야 합니다.
6. 기타기능
앞서 설명해 드린 필수 기능 이외에 생산성을 올려주는 원격협업툴의 기능들은 다음과 같습니다.
- 메신저 기능: 필요시 외부인 초대 기능
- 게시판 기능: Team이나 조직내 그룹별 권한 설정 기능
- 캘린더: 업무일정, 근태일정, 회의시간 등의 개인 일정을 기록하고 공유할 수 있음
- 할일: 개인업무일 정리 및 외부 공유 기능
- 메일: 사내 메일 시스템이 없거나 외부인 협력사 직원 협업
- 봇 기능: 부재알림, 간단한 업무 Guide 소개 등의 자동봇 활용
무료 소프트웨어 추천
무료 협업툴의 경우라도 소규모나 스타트업의 경우 충분히 업무에 활용이 가능할 만큼 유용한 기능을 많이 지원하고 있습니다. 만약 무료 지원 용량이 적은 경우라면 무료 클라우드 스토리지 서비스도 함께 병용하시면 도움이 될 것입니다.
1. 네이버 웍스
NAVER 에서 제공하는 클라우드 기반의 협업툴입니다. 다양한 기능을 무료로 사용할 수 있습니다. 만약 추가 저장용량이나 회사 구성원이 100명을 초과할 경우 1인당 3천원 ~ 1만원 요금으로 100GB ~ 10TB 까지의 공용 저장공간을 받을 수 있습니다. 유료 결제 전에 한 달 무료 체험도 가능하므로 필요하다면 이용해 보시기 바랍니다.
- 기본 5GB 공용용량 무료제공
- 구성원 100명 까지 무료
- 기본기능: 메신저, 음성/화면 무료공유(최대 4명)
- 게시판, 캘린더, 주소록, 할일, 설문 등 기능 무료 사용가능
2. 카카오 워크
카카오톡으로도 친숙한 kakao 지원 온라인 협업툴입니다. 네이버 웍스와 같이 무료로 다양한 기능을 활용할 수 있으며, 특히 웨비나 기능을 지원하여 온라인 자료공유 및 미팅이 간편한 장점이 있습니다. 채팅, 게시판, 이메일, 설문과 같은 기능을 기본적으로 제공하며, 확장솔루션으로 근태관리, 전자결재 관리도 가능합니다.
- 5GB 기능 무료제공
- 화상회의 (최대 15명, 40분), 웨비나 2시간 (최대 1,000명) 가능
- 이 외에 캘린더, 전자결재, 근태관리 등의 다양한 기능 무료 제공
마찬가지로 추가 저장공간 등이 필요하거나 DRM을 이용한 업무자료 암호화 등의 기능은 유료 서비스로 지원합니다.
3. Slack
IT 기업이나 기술개발 관련 프로젝트를 원격으로 협업할 경우 유용한 프로그램입니다. 국내 협업툴과 비교할 때 슬랙의 가장 큰 장점은 다양한 외부 툴을 통합할 수 있다는 점입니다. 가령 파일 공유시스템이 필요하다면 Google Drive를 연결하고, 일정관리가 필요하면 Google Calender를 연동하는 식입니다. 또한 영상회의가 필요하다면 Zoom, Webex 등의 최적화된 외부 서비스를 간단히 연동할 수 있습니다.
무료 서비스는 메신저, 화상회의를 기본 지원하며 외부 서비스 연동은 최대 10개까지 가능합니다. 우선 무료로 슬랙 서비스를 사용해보고 필요하다면 다음의 유료 기능을 사용해 보는 것을 추천드립니다.
- 무제한 외부툴 통합기능
- 최대 15명 동시참여 화상 통화지원 등
4. JANDI 협업툴
국내 협업툴로 많은 기업들에서 활용하고 있는 프로그램입니다. 메신저 및 할일관리, 화상회의 등의 기본 기능을 지원하며, 슬랙과 유사한 외부서비스 연동이 가능하여 무료 기능이라도 소규모 팁이라도 충분히 활용할 수 있습니다. (최대 300명까지 멤버관리 가능)
5. 플로우
국내 여러 대기업들이 사용하고 있는 프로그램으로 프로젝트 관리, 메신저, 업무관리, 파일 공유 및 일정관리와 같은 기능을 제공합니다. 무료로 가능한 기능으로 메신저, 업무관리, 일정관리 서비스와 함께 계정당 500MB의 용량을 무료로 제공합니다.